Business Intelligence basic concepts

Business Intelligence is in alle lagen van het bedrijf noodzakelijk om de juiste beslissingen te nemen. Beslissingen moeten het bedrijf dichter bij de meetbare doelen brengen. Niet iedereen binnen een bedrijf heeft echter dezelfde informatie nodig om dichter bij deze doelen te komen.

Wie, wat wanneer?

Het hoger management houdt zich bezig met de lange termijn doelen van het bedrijf en hoeft geen inzicht in de dagelijkse gang van zaken. Hun besluiten zijn immers gebaseerd op trends en niet op de dagelijkse ups en downs van de operatie.

Het midden kader werkt met korte termijn doelen en heeft de feedback informatie sneller nodig dan het hoger management, maar ook zij zijn niet geïnteresseerd in de data van de dagelijkse operatie. Hoewel ze meer details vragen dan het hoger management vindt er nog steeds compressie plaats.

De chefs, teamleads en managers zetten de dagelijkse richtlijnen uit. Hiervoor hebben ze behoefte aan gedetailleerde informatie met een maximale vertraging van een week.
BI is dus voor iedereen, maar niet voor iedereen hetzelfde.

Goede besluitvorming is belangrijk in ons eigen leven maar ook voor de organisaties waarvoor we werken. Besluiten die we nemen hebben invloed op kosten, personeel, productie etc. Net als in ons privé leven hangt succes samen met het nemen van de juiste beslissingen op het juiste moment. Ondanks het open deur karakter van het voorafgaande dienen er zich een aantal vragen aan. Wie neemt de beslissingen? En wat is een effectieve beslissing?

Wie neemt de beslissingen

In eerste instantie ben je geneigd te denken aan de CEO. Als op dat niveau de juiste beslissingen worden genomen kunnen we het succes niet meer ontwijken. De realiteit is echter iets complexer. Briljante plannen kunnen worden geruïneerd door slechte beslissingen genomen door hen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.
Betekend dit dan dat we wel succesvol zullen zijn als de managementlaag onder de CEO de juiste beslissingen neemt? Ook dit is geen garantie voor succes, het kan nog steeds misgaan daar waar het rubber het asfalt raakt.

Het tegenovergestelde is echter ook waar: Goede beslissingen kunnen ongedaan worden gemaakt door slechte beslissingen in de lagen erboven. Effectieve beslissingen genomen in iedere laag van de organisatie leiden uiteindelijk tot succes.

Wat is een effectieve beslissing

De organisatie die het juiste product, op de juiste plek, op de juiste tijd tegen de juiste prijs bij de juiste klant krijgt zal succesvol blijken. Dit zal niet als een verassing komen. Het is minder duidelijk wat de organisatie eraan doet om ervoor te zorgen dat het voorziet in al het noodzakelijke om invulling te geven aan bovenstaand proces. Het faciliteren van effectieve besluitvorming in alle lagen van de organisatie.

Effectieve beslissingen: Zijn keuzes die een organisatie dichterbij een vastgesteld aantal doelen brengen in een beheersbaar tijdsbestek.

Dit is een brede definitie van een effectief besluit. Voor het nemen van een effectief besluit zijn 3 onderdelen noodzakelijk:
• Er moet een (set) van doel(en) zijn waarnaar toe wordt gewerkt.
• Er moet een methode zijn om te meten of de ingezette koers de organisatie dichterbij brengt of verder af duwt van de gestelde doel(en).
• De informatie die wordt verzameld met behulp van deze meetpunten moet tijdig beschikbaar worden gesteld aan de beslissingnemer.

Ingrediënten voor effectieve besluitvorming

Om succesvol te zijn worden er in organisaties business plannen gemaakt, eindeloze vergaderingen gehouden en een veelvoud aan presentaties geproduceerd. Er wordt echter veelal vergeten om te definiëren hoe het succes eruitziet.

Als het aan deze definitie ontbreekt, kun je ook onmogelijk meten of dit doel zal worden behaald. Als een doelstelling is: Het leveren van het meest betrouwbare product in zijn soort. Zal dit door de afnemers op prijs worden gesteld. Maar hoe meet je die doelstelling? Het is waarschijnlijk beter om te zeggen: Om te kunnen worden beschouwd als het meest betrouwbare product is de doelstelling: Minder dan 10% van onze producten geretourneerd te krijgen met een defect binnen 18 maanden na aanschaf.

Het stellen van duidelijke meetbare doelen stelt ons instaat vast te stellen of genomen besluiten ons dichterbij of verderaf brengen van deze doelstelling.

Een doel moet dus twee onderdelen bevatten:
• Het gestelde doel
• De wijze waarop we kunnen meten of het doel is bereikt

Doelen zijn essentieel voor het nemen van effectieve beslissingen. Het meten van de van de doelen zal uitwijzen of de genomen besluiten effectief zijn of juist niet.

De uitkomst van deze metingen moet dan nog wel worden doorgegeven aan de beleidsmakers binnen de organisatie. Het beschikken over de juiste informatie op het juiste tijdstip wil nog niet zeggen dat het niet alsnog fout kan gaan.

Business Intelligence

Business intelligence draait om het verstrekken van accurate en bruikbare informatie aan de juiste mensen op het juiste moment. Om mensen binnen de organisatie in staat te stellen effectieve beslissingen te nemen en zo de realisatie van de doelstellingen dichterbij te brengen.

Zoals aangegeven is effectieve besluitvorming een noodzaak in alle lagen van de organisatie. Iedere laag heeft zo zijn eigen informatie behoefte. Het is daarom van het grootste belang dat we de juiste informatie op het juiste moment naar de juiste personen binnen de organisatie distribueren. Teveel of te weinig of te laat leveren van deze informatie zal onherroepelijk leiden tot het nemen van minder effectieve beslissingen.

Business Intelligence is eenvoudig, als je weet waar je naar opzoek bent. Dat weet je alleen vaak niet.

Voorbeeld

Vraag: Wie zijn de 5 beste verkopers van mijn bedrijf?

Antwoord:
 

Dit rapport wordt elke maand gegenereerd en laat de omzet van de beste 5 verkopers zien. Dit lijkt een goede oplossing.

Maar wat doe je als:
• De omzetcijfers opeens een daling laten zien?
• Nummer 1 opeens afzakt naar de 5e plaats?
• Blijkt dat de winstmarge van nummer 5 die van nummer 2 ver overstijgt?

Om in deze gevallen de juiste beslissingen te kunnen nemen heb je behoefte aan meer informatie. Dit rapport is een doodlopende straat omdat het ons geen enkele mogelijkheid geeft om achter de oorzaak van veranderingen te komen.

In dit soort gevallen willen we de mogelijkheid hebben om op basis van de beschikbare data naar getallen / aanleidingen te zoeken voor de gegevens die we zien in het rapport. De data die we aantreffen leidt ons van het ene interessante gegeven naar het andere. Dit kunnen we echter alleen bewerkstelligen als we een drildown mechanisme in stelling brengen (hierover in een volgende post meer).

Soms levert zelfs dat niet voldoende informatie op om de juiste beslissingen op te nemen. In dat geval zullen we ons moeten bedienen van data mining technieken. Complexe wiskundige algoritmes kunnen informatie naar boven halen waar je anders niet achter gekomen zou zijn. Bijvoorbeeld klant die product x heeft gekocht is hoogst waarschijnlijk ook geïnteresseerd in product y. Deze informatie kan vervolgens weer dienen voor het aansturen van bijvoorbeeld de marketing afdeling of de verkoop afdeling.