SharePoint out of the box – Taxonomie in SharePoint 2010
Kijkend door mijn functionele bril is SharePoint 2010 op meerdere vlakken een verbetering ten opzichte van de MOSS 2007 functionaliteit. Hierbij zie ik onder andere de mogelijkheden rond dossiervorming (met document sets, unieke Document ID’s en vernieuwde archiveer functionaliteit), een verbetering van de web 2.0 functionaliteit (zoals bij wiki's, rating en tagging) en de uitgebreide work-flow mogelijkheden.
Toch ben ik vooral enthousiast over de nieuwe functionaliteit van de taxonomie: een begrippenlijst die als boomstructuur gebruikt kan worden. Veel klanten willen items voorzien van metadata om de vindbaarheid en de weergave te verbeteren. Hierbij wil de klant ook voorkomen dat een redacteur talloze en eindeloze invoervelden moet doorlopen bij het plaatsen van een item. In MOSS 2007 is er geen (out-of-the-box) boomstructuur met begrippen beschikbaar. In 2010 is dit opgelost met de 'term store' (Nederlandse term is nog niet bekend...). Deze term store heeft meerdere voordelen. Ten eerste kan de classificatie van items plaatsvinden via een boomstructuur. De termen worden hierdoor gegroepeerd getoond, zoals landen, technologieën en producten. Het is ook mogelijk om een deel van de boom te gebruiken (dus bijvoorbeeld alleen de landen in Europa). Met behulp van de begrippenboom kan de auteur van een item intuïtief en snel de juiste keywords selecteren in plaats van het doorakkeren van verschillende lijsten met (vaak) niet relevante termen. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om via type-ahead trefwoorden in te typen, waarbij SharePoint al na in intypen van de eerste letters, de trefwoorden invult.
Ten tweede kan de begrippenlijst niet alleen worden toegepast op lijsten en documenten, maar ook op personen en externe pagina's. Profieleigenschappen van personen (in de My Site) kunnen gebaseerd worden op termen uit de centrale begrippenlijst. Zo kan de eigenschap 'Specialisaties' bijvoorbeeld gebruik maken van de technologieën boom binnen de term store. Tevens kunnen pagina's buiten de SharePoint site voorzien worden van metadata (à la Delicious) uit de term store. Deze externe pagina's en tags worden vervolgens via de My Site met collega's gedeeld.
Ten derde is de taxonomie goed geïntegreerd met alle SharePoint features. Zo kunnen zoekresultaten worden verfijnd door middel van de centrale begrippenlijst. Ook kunnen personen gezocht en gevonden worden op de tags die ze hebben gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om door lijsten en bibliotheken heen te navigeren via de metadata. In de linker navigatiebalk kan de navigatieboom worden gepresenteerd. Op basis van de gekozen tag worden de items die hieronder vallen getoond; items met als metadata Amsterdam, worden zowel getoond als Europa, Nederland en Amsterdam zijn geselecteerd in deze boom.
Tenslotte kan de metadata centraal beheerd worden. Via de 'Term Store Management Tool' kan de begrippenboom vooraf worden opgezet en kunnen synoniemen en vertalingen worden toegevoegd. Tevens is het mogelijk om termen die vaak voorkomen in andere metadata bomen over te hevelen naar de centrale begrippenlijst. Ook kunnen de (beheer & bijdrage) rechten op de taxonomie bomen centraal worden beheerd. Bovendien kan dezelfde begrippenlijst (compleet en/of gedeeltelijk) worden hergebruikt in verschillende SharePoint omgevingen: managed metadata. De eerder genoemde voordelen kunnen dus via een centraal beheerde oplossing worden ingezet in meerdere sites!
De omvangrijke (out-of-the-box) taxonomie functionaliteit zal voor vele klanten een goede oplossing bieden. Belangrijke aandachtspunten bij een uitrol zijn - net als bij een SharePoint implementatie - een grondige analyse van de eisen en wensen van de klant en voldoende aandacht voor de (beheer)organisatie, training en richtlijnen ('governance'). Het alleen beschikbaar stellen van een term store zal namelijk niet resulteren in een begrippenlijst die door de gebruikers ook daadwerkelijk geaccepteerd en gebruikt wordt. Het is daarom aan te raden om klein te beginnen en door middel van pilots en Proof-of-Concepts uit te groeien tot een volwaardige taxonomie. Met een goed groeimodel en voldoende oog voor governance staat niets een positieve ontvangst van de term store (en andere SharePoint 2010 functionaliteit) door de eindgebruikers in de weg!