Excel Services in ad hoc beslissingsprocessen

Inleiding

Een gestructureerde business intelligence omgeving is ingericht om de strategische en operationele gang van zaken te monitoren. De business intelligence omgevingen zijn ingericht om afwijkingen te vinden. Hiervoor wordt deze omgeving opgebouwd uit drie lagen: een scorecard, dashboards en de rapportages. Het analysepad vanuit de scorecard door het dashboard naar een rapportage geeft inzicht over de reden waarom een kengetal afwijkt van de norm.

Het gebruik van Excel in deze omgeving is alleen gewenst als Excel puur het venster is van de data. Dit betekent dat Excel wel informatie toont maar dat er geen data is opgeslagen in Excel.

Maar wat te doen als er een afwijking gevonden wordt die niet zomaar op basis van ervaringen van eerder genomen beslissingen genomen kan worden? Wat als er een afwijking gevonden wordt die verklaart en geanalyseerd moet worden op basis van gegevens die niet vast zijn gelegd in de business intelligence omgeving, of helemaal niet zijn geregistreerd in een applicatie?

Op dat soort momenten gaat Excel weer een belangrijke rol spelen in de informatievoorziening. Maar dat brengt ook een aantal risico’s met zich mee.

In dit artikel wordt een fictieve business case beschreven waarin een uitzonderlijke beslissing genomen moet worden. Daarbij zal Excel als business intelligence tool ingezet moeten worden waarbij gegevens handmatig worden ingevoerd. Normaliter zullen de meeste gegevens die in dit beslissingproces nodig zijn onderdeel uitmaken van de business intelligence omgeving. In dit artikel wil ik echter laten zien hoe eenvoudig het is om informatie in SharePoint te delen zonder kennis te hebben van queries, databases, ETL procedures etc. Het enige dat nodig is is standaard Excel kennis.

De nadruk van de procesbeschrijving wordt gelegd op het beschikbaar stellen van informatie waarop de beslissing genomen moet worden en de toegevoegde waarde van het toepassen van Excel Services.

Business Case

Binnen een organisatie wordt er vanuit de sales organisatie vastgesteld dat er een aanzienlijke groeiende vraag is naar de dienstverlening rondom xRM. Aan het begin van 2010 is het economische klimaat nog onzeker en het is nog niet duidelijk welke kant het op gaat. Dat betekent dat er een terughoudende houding is ten aanzien van het aannemen van vaste medewerkers. Men wil echter snel kunnen inspelen op markttrends. Als de markt tonen van structureel herstel toont, zullen snel nieuwe medewerkers moeten kunnen worden aangetrokken. Periodiek wordt de marktsituatie beoordeeld en wordt  er een beslissing genomen op welke manier de potentiële projecten bezet gaan worden.

Het uitgangspunt van deze business case is dat deze beslissing maar 1 keer genomen hoeft te worden. Hierdoor is het automatisch updaten van informatie in Excel vanuit de bronbestanden niet belangrijk. Er wordt nadat de beslissing genomen is niets meer gedaan met deze informatie, dus het snel beschikbaar stellen van de informatie is belangrijker dan het up to date houden.

Vastleggen van de business case

Het startpunt van het beslissingsproces is het vastleggen van de business case met daaraan gekoppeld de beslissingen die genomen moeten worden.
Uitgaande van de business case zijn onder andere de volgende (combinatie van) scenario’s mogelijk:

• Extra personeel aannemen
• Personeel inhuren
• Project niet aannemen
• Gewenste start- en einddatums van projecten beinvloeden voor betere spreiding van de inzet van resources

Om tot een goede beslissing te komen zijn er twee dingen belangrijk:

1. De juiste personen moeten betrokken zijn in het proces
2. De juiste informatie moet aanwezig zijn

Informatie behoefte

De verwachte omzet is één van de belangrijkste parameters voor het berekenen van de toekomstige inzet. Deze gegevens zullen verrijkt moeten worden met ervaringsgegevens die zijn opgedaan in projecten en de huidige beschikbaarheid van medewerkers per rol.

 
Figuur 1 - Basis informatie voor informatievoorziening

Projectgegevens:
Op basis van de bovenstaande lijst kan het volgende grof vastgesteld worden:

• Aantal fte per project per maand
• Aantal fte per rol per maand
• Onderverdeling aantal fte strategisch / niet strategisch per project per maand

Met behulp van de bovenstaande kengetallen kan in overleg met de personeelsafdeling besproken worden welke vacatures uitgezet moeten worden en het aantal fte dat ingehuurd moet gaan worden. Het uitgangspunt is hierbij dat strategische rollen in de projecten niet worden ingehuurd, voor deze fte’s moeten zo snel mogelijk medewerkers worden aangenomen of omgeschoold.

Personeelgegevens:

• Beschikbare fte’s per rol per maand
• Benodigde fte’s per rol per maand
• Strategische waarde per fte per rol per maand
• Status van lopende sollicitaties en verwachte startdatums

Architectuur van de informatievoorziening

Het kenmerk van de aan te leveren informatie in dit beslissingproces is dat het ad-hoc informatie betreft. Een deel van de benodigde informatie ligt vast in de gestructureerde business intelligence omgeving, zoals bijvoorbeeld het aantal medewerkers met een bepaalde functie.

Een ander deel bestaat echter uit ad-hoc informatie die niet beschikbaar is via de structurele business intelligence omgeving. Aangezien deze informatie alleen nodig is in dit proces, is het handmatig invoeren van de gegevens het meest efficient.

Het risico van deze aanpak is dat er een Excel hel in het klein onstaat. Iedereen heeft dan zijn eigen bewerkte Excel sheet. Het is dan onmogelijk om te bepalen welke versie de waarheid bevat.

Door de Excel bestanden op te slaan in een document library in een SharePoint Decision Meeting Workspace worden de bestanden gedeeld. Dit levert het voordeel op dat een Excel bestand centraal wordt aangepast zodat de gerelateerde Excel bestanden ook automatisch worden bijgewerkt.

Verzamelen van projectinformatie

Het Excel sheet dat door de sales organisatie is aangeleverd heeft een aantal extra berekeningen nodig. De verwachte doorlooptijd van de projecten samen met de omzet vormen de basis om te berekenen wat de gemiddelde inzet per dag per project is. Daarna kan op basis van de start- en einddatum  vastgesteld worden in welke maanden de inzet gerealiseerd moet worden.

 
Figuur 2 - Toegevoegde gegevens aan projectlijst

Om vast te stellen welke verwachte rolverdeling er bestaat bij de projecten wordt er door een projectmanager een Excel bestand opgeleverd met daarin de procentuele verdeling van de rollen over de projecten. 

 
Figuur 3- Procentuele verdeling rollen over projecten

Het projectbureau maakt in overleg met de projectmanager een derde Excel sheet waarin de verwachte omzet, de procentuele verdeling en de verwachte inzet worden gecombineerd. Ook wordt in overleg nog vastgesteld welke rollen strategisch zijn. Op basis van deze informatie kan de directeur naar de hrm afdeling om daar verder te overleggen.

Beschikbaar stellen van de projectinformatie

Het probleem dat nu is ontstaan is dat er drie Excel sheets zijn gemaakt, die aan elkaar gerelateerd zijn. In twee sheets zit informatie die bij voorkeur eenvoudig geraadpleegd moet kunnen worden zonder dat er twee bestanden geopend moeten worden. De medewerkers die betrokken zijn geweest bij het opzetten van de Excel sheets weten precies waar welke informatie staat, de overige medewerkers hebben dit inzicht niet.

Op dit moment gaat Excel Services een toegevoegde waarde spelen. Excel Services maakt het mogelijk om een object in een Excel bestand te publiceren in SharePoint. Hierdoor kan er op een zeer eenvoudige manier een dashboard gemaakt worden in SharePoint. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in figuur 4.

 
Figuur 4 – Dashboard project- en resourceplanning

Verzamelen van personeelsinformatie

Nu bekend is op welk moment welke resources nodig zijn kan de hrm afdeling aan de slag met het opleveren van de informatie. Ten eerste zal vastgesteld moeten worden hoeveel fte per rol beschikbaar is per maand. Deze informatie wordt handmatig in het Excel bestand in figuur 5 gezet.

 
Figuur 5 - Beschikbaar aantal FTE's per maand per rol

Per project per rol per strategische waarde per maand kan nu vastgesteld worden of er een tekort bestaat aan resources in een bepaalde maand. Tijdens de besprekingen in het proces is de eis gesteld dat medewerkers met een strategische rol in een project niet ingehuurd worden. Een overzicht van het tekort aan medewerkers per stratische of niet strategische rol biedt het basisinzicht over de uit te zetten vacatures, danwel de in te huren medewerkers.

Beschikbaar stellen van de HRM informatie

De overzichten die door de HRM afdeling zijn gemaakt bieden een dieper inzicht in de verwache tekorten. Deze zijn ook hier weer door de medewerkers die de Excel bestanden gemaakt hebben makkelijk terug te vinden maar niet door de overige projectleden. Daarom speelt ook hier Excel Services weer een rol in het beschikbaar stellen van de informatie. Ook voor de HRM informatie is een dashboard pagina gemaakt met daarop de belangrijkste informatie.

 
Figuur 6 - Dashboard HRM in te huren en aan te nemen FTE’s per rol

What If Analyse

De informatiebehoefte die aan het begin van het proces vastgesteld is is nu opgeleverd. Dit betekent niet dat er eenvoudig door de directeur een beslissing genomen kan worden.
Er zijn een aantal belangrijke parameters die bepalend zijn voor de keuze die gemaakt moet worden. Dit betreffen onder andere:

• De verwachte omzet per project.
  • Deze heeft een directe relatie met de verwachte inzet van resources op het project
• De verwachte startdatum en einddatum
  • Deze heeft een directe relatie met de inzet in de maanden van de resources en de doorlooptijd is bepalend voor het gemiddeld aantal FTE dat per dag ingezet moet worden
• De procentuele verdeling van de rollen
  • Deze heeft een directe relatie met het aantal FTE per rol per maand. Daarnaast zijn bepaalde rollen per definitie strategisch.

Op de bovenstaande parameters heeft de organisatie in meer of mindere mate invloed. Zo kan men bijvoorbeeld beslissen om een project later op te starten. Hierdoor zal de verwachte inzet van fte’s per maand verschuiven. Deze parameters kunnen aangepast worden in de verschillende Excel bestanden. De directeur zal echter zijn weg niet goed weten te vinden in de verzameling van de Excel bestanden.  

Daarmaast is het aan te bevelen om een what if analyse los te koppelen van de brondata die met zorg is verzameld door de leden van het projectteam. Ook is het gebruikersvriendelijk om de parameters aan te kunnen passen in dezelfde sheet waar de resultaten van de what if analyse worden getoond.

In de what if analyse wordt er gebruik gemaakt van de rekenregels die ook worden toegepast in de andere Excel bestanden. De parameters die niet veranderd kunnen worden zijn gebaseerd op de daadwerkelijke getallen die op dat moment gelden in de bron Excel bestanden. Indien er in de bron dan nog iets wordt aangepast zal dit doorgevoerd worden naar de what if analyse.

 
Figuur 7 - Online What if analyse

Sinds Excel Services 2010 is het mogelijk om in een gepubliceerd Excel object data te veranderen of toe te voegen. Indien gewenst kunnen zelfs de formules aangepast worden.
Voor wat betreft de what if analyse hoeft het document dus niet eerst geopend te worden in een Excel sheet om vervolgens een parameter te wijzigen. In SharePoint kan een parameter aangepast worden en op basis van deze aanpassing worden de overige cellen berekend.

De beslissing

Op basis van de what if analyse besluit de directeur uiteindelijk om HRM de opdracht te geven om een aantal sollicitaties met meer spoed af te handelen. Daarnaast worden er ontwikkelaars ingehuurd die de piek in de vraag opvangen.Achter de genomen beslissing zit een visie. Deze visie zal gedeeltelijk zacht zijn en dus niet meetbaar maar een deel zal ook meetbaar zijn.
Voor de tijd na de genomen beslissing is het van belang dat de gevolgen van de genomen beslissing gemonitord worden.

In deze business case betekent dit dat op korte termijn de xRM gerelateerde omzet zal stijgen maar dat de daaraan gerelateerde kosten ook stijgen aangezien de inhuurkosten toenemen. Op middellange termijn zal een groei in het personeelsbestand verwacht mogen worden waardoor de xRM omzet na de piek op een stabiel maar hoger niveau terecht komt en de daaraan gerelateerde kosten zullen dalen aangezien de inhuurkosten zullen dalen.