Rapporteren in de 21e Eeuw

Eigenlijk is het grappig. Er is bijna geen vakgebied dat zo snel verandert als het onze; de ICT sector gaat met enorme stappen vooruit. Toch is er één gebied dat achterblijft: de rapportage.

Als je kijkt naar hoe we vandaag de dag een Information Worker van gegevens voorzien, zie je dat er in de afgelopen decennia niet veel is veranderd. Vreemd, aangezien informatie in onze samenleving steeds belangrijker wordt. Je kunt je afvragen hoeveel kansen er blijven liggen doordat de verantwoordelijke mensen binnen een organisatie niet beschikken over de informatie die ze nodig hebben. In de Computable stond laatst een artikel over het enorme aantal managers dat niet de juiste beslissingen neemt doordat ze niet tijdig over de juiste gegevens beschikt. Ik hoef je niet te vertellen hoeveel geld dit een organisatie kan kosten.

Gelukkig is er een lichtpuntje aan de horizon: de techniek staat niet stil. Ook de rapportagetechnieken niet. De gereedschappen zijn er, we moeten nu alleen even weten wat we gaan rapporteren en vooral, hoe we dat gaan doen.

In dit artikel laat ik je een mogelijkheid zien. Doe er je voordeel mee!

Het werk van een Information Worker

De term Information Worker, kortweg IW’er, bestaat al een hele tijd. Microsoft heeft deze term bedacht om een groep mensen aan te duiden die met informatie werkt. Nou ja, de officiële definitie gaat wat verder dan dat, maar in het kort komt het daar wel op neer.

Voordat we gaan kijken wat een IW’er nu precies doet, is het wellicht handig om te definiëren wat informatie nu precies is. Immers: we zijn allemaal werkzaam in de ICT-sector, waarbij de C en T (communicatie en technologie) termen zijn waar we wel een voorstelling bij kunnen maken, maar de I van informatie … die blijkt voor veel mensen toch wat lastiger.

Ik heb in een grijs verleden bedrijfskundige informatica gestudeerd. In die tijd heb ik veel geleerd (voornamelijk klaverjassen en 7 dagen in de week in de kroeg overleven) en ik ben het meeste daarvan al weer vergeten. Toch is er één ding dat is blijven hangen: de definitie van informatie. Om je een 4-jarige studie te besparen zal ik die hier even herhalen.

Informatie

Informatie is een set met gegevens die voor de juiste persoon op de juiste tijd op de juiste plek waarde toevoegt, mits deze gegevens correct en volledig zijn.

Lees de zin nog eens.

Als je deze definitie in je achterhoofd houdt, zul je zien dat heel veel gegevens ten onrechte informatie genoemd worden. Hoe vaak hoor je niet iemand roepen dat de informatie onjuist was? Dat kan dus niet: gegevens moeten correct zijn voordat je van informatie kan spreken. “Ik heb de informatie te laat gekregen” is ook zo’n veelgehoorde klacht. Klopt niet. Gegevens die te laat aangeleverd worden zijn gegevens, geen informatie.

Nog een voorbeeld: de aandelenmarkt stort in het derde kwartaal van 2008 in elkaar. Tja. Dit klopt, alleen hebben wij er als ICT’ers niet zo veel aan. We zijn immers geen beurshandelaren. We zijn dus niet de juiste persoon. En zelfs als we dat wel waren, dan nog is de tijd verkeerd. Ook is het niet volledig: er zijn fondsen overeind gebleven, iets wat voor een handelaar ook belangrijk is om te weten.

Informatie is een set met gegevens die voor de juiste persoon op de juiste tijd op de juiste plek waarde toevoegt, mits deze gegevens correct en volledig zijn

Een andere leuke term is ‘information overload’. Daarmee wordt gesuggereerd dat er zoveel informatie beschikbaar is dat we er geen chocola meer van kunnen maken. Ook in dat geval is er geen sprake van informatie maar eerder van een (enorme) brij aan gegevens. Vooral BI-toepassingen zijn goed in het genereren hiervan.

Je ziet dat veel gegevens die we nu informatie noemen geen informatie zijn. Het is erg belangrijk om het onderscheid tussen gegevens en informatie te begrijpen.

Het doel van een IW’er

Laten we eens teruggaan naar de IW’er. Een IW’er is iemand die met de juiste tools van gegevens informatie kan maken. Nu we het verschil weten tussen gegevens en informatie, moet het iets duidelijker zijn wat een IW’er doet. Een IW’er neemt een hoeveelheid gegevens en transformeert dat in informatie. De IW’er verzamelt, controleert, valideert en rapporteert deze gegevens aan iemand voor wie die gegevens waarde toevoegen zodat we over informatie kunnen spreken. Uiteraard kan die 'iemand' voor wie de informatie gegenereerd wordt ook de IW’er zelf zijn.

Een IW’er is iemand die met de juiste tools van gegevens informatie kan maken

Is een ontwikkelaar een IW’er? Nee, de ontwikkelaar maakt tools en implementeert systemen. De ontwikkelaar genereert dus geen informatie.

Is een secretaresse een IW’er? Volgens bovenstaande definitie dus wel. Zij (meestal zij, soms hij) neemt de enorme hoeveelheid gegevens die anders op het bureau van de leidinggevende terecht zou komen, filtert dit, sorteert en groepeert dit, valideert dit en geeft het in hapklare brokken door. Op die manier ontstaat informatie. Een secretaresse is dus een IW’er.

Zo is er nog wel een aantal beroepsgroepen dat aan de definitie van IW’er voldoet, maar die kun je zelf wel bedenken.

De gereedschappen

De tijd dat een IW’er een krant kon pakken, deze naast het jaarverslag van de organisatie kon leggen en daarmee genoeg gegevens had om informatie te genereren ligt al jaren achter ons. Er zijn zoveel gegevens beschikbaar dat een IW’er de goede gereedschappen nodig heeft om in die brij van data informatie te vinden. Het is de taak van de ICT’er om de IW’er van die gereedschappen te voorzien.

Sterker nog, ik denk dat dit de hoofdtaak van een ICT’er is. In vrijwel alle gevallen maken of implementeren wij systemen die de IW’er helpen zijn of haar werk goed te kunnen doen. De tools die de IW’er gebruikt moeten dus de enorme beschikbare hoeveelheid gegevens op een dusdanige manier presenteren dat er informatie van gemaakt kan worden.

Natuurlijk is niet alleen de data in de systemen een bron; ook de kennis van de IW’er is een niet te verwaarlozen factor in dit proces. Een goede IW’er combineert zijn of haar kennis met de gegevens die beschikbaar zijn. De juiste gereedschappen maken dit mogelijk.

Nu kennen we al een grote verscheidenheid aan gereedschappen. Er zijn verschillende rapportagetools beschikbaar (Crystal Reports, SQL Server Reporting Services, enz.). De BI-tools vallen ook onder de gereedschapsset van de IW’er: data wordt in een andere vorm gegoten en dusdanig gepresenteerd dat er iets zinnigs over te zeggen valt.

En dit is nu net waar het fout gaat. Bovenstaande rapportagemiddelen zijn in wezen niet anders dan de tools die we al jaren gebruiken. Oké, het werkt allemaal wat makkelijker dan ongeveer 10 jaar geleden, maar het eindresultaat is hetzelfde.

Weergave van gegevens

In veel organisaties wordt data nog steeds in tabelvorm gepresenteerd. Dat lijkt een efficiënte manier van presenteren, maar in de meeste gevallen werkt het niet. Onderzoek wijst uit dat 95% van de mensen geen getallen kan lezen.

Kijk eens naar de volgende tabel. Niet lezen, maar kijk er gewoon even naar:

Deze tabel heb ik in het echt gezien in een rapport van ongeveer 50 pagina’s dik. Dit rapport wordt iedere twee weken gemaakt, met daarin tientallen van dit soort tabellen.

Op het eerste gezicht is dit een enorm efficiënte manier van presenteren: een hele hoop gegevens is beschikbaar op relatief weinig ruimte. Zonder de tabel echt te lezen kun je er al veel uit afleiden: het gaat om omzetten in de jaren 2006 tot en met 2008, ze zijn gegroepeerd per maand.

Als je echter de tabel omzet in een standaard Excel-grafiek, dan ziet het er opeens anders uit:

Fig. 1

In figuur 1 zie je dezelfde data weergegeven, maar nu in grafiekvorm. Opeens zie je meer: september ontbreekt, de omzet van mei 2007 en november 2006 zijn vele malen hoger dan je zou verwachten en de omzetten van 2008 zijn wel heel erg laag (dat heeft niets met de kredietcrisis te maken: die is pas echt begonnen in oktober en we zien dat de omzet in januari al erg laag is). Misschien kloppen deze gegevens? Misschien is 2008 over het hele jaar erg slecht geweest en zijn mei 2007 en november 2006 wel uitschieters. Misschien is dit bedrijf altijd in september gesloten waardoor de omzet op nul uitkomt.

Bij de organisatie waar deze data vandaan komt was dit niet zo: de reden van deze uitschieters was domweg een foutieve invoer van data.

Je ziet dat je in een eenvoudige grafiek al meer informatie staat dan in een tabel. Of liever gezegd: een IW’er is sneller in staat om informatie te maken van de gegevens als deze als grafiek worden gepresenteerd, in plaats van als een brij met gegevens zoals in de tabel.

Een IW’er is sneller in staat om informatie te maken van de gegevens als deze als grafiek worden gepresenteerd

De derde dimensie

De grafiek in figuur 1 is al een enorme verbetering, maar het kan nog veel beter. Het is niet eenvoudig om de gegevens te vergelijken. Excel biedt ons de mogelijkheid om een grafiek in 3D weer te geven. Deze ziet er dan als volgt uit:

Fig. 2

Het ziet er absoluut mooi uit. Maar handig? Nee: we kunnen de gegevens van 2008 niet zien. Deze zijn verborgen achter de andere rijen. Nu kunnen we rijen en kolommen omdraaien zodat het beter leesbaar wordt, maar dat levert weer andere problemen op. Je loopt immers nu het risico dat andere rijen verborgen worden en dan ben je net zo ver van huis als in het begin.

Even een leuk weetje: vroeger, toen Excel nog veel verkocht werd als los pakket, stond op de doos van Excel een screenshot van de geweldige grafische mogelijkheden van het pakket. Dat plaatje was een grafiek die erg leek op het plaatje in figuur 2. Echter, op dat plaatje steeg de omzet per jaar gestaag. Dat moest ook wel omdat anders de data in de latere jaren niet leesbaar was. Anders gezegd: de 3D grafiek is een leuk plaatje, maar, zoals figuur 2 duidelijk maakt, is deze weergave niet echt praktisch.

En wat nu?

In de jaren negentig ontstond een nieuw fenomeen: de KPI’s, wat staat voor Key Performance Indicators. KPI’s zijn een soort verzamelgrootheid van een aantal sleutelwaardes waaruit je kunt afleiden hoe je organisatie het doet.

Het idee, dat niet nieuw was, kreeg veel aandacht door het toepassen ervan in balanced scorecards, zoals verwoord in het artikel “The Balanced Scorecard” van Kaplan en Norton in 1992 (wat leidde tot hun bestseller “The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action” uit 1996).

Een balanced scorecard (BSC) is niets anders dan een zeer vereenvoudigde weergave van een aantal meetpunten in de organisatie. We kunnen de tabel uit figuur 1 dan ook als volgt gaan weergeven:

Fig. 3

We zien geen cijfers meer, maar symbolen. Een rondje betekent dat de omzet voor deze maand boven de €450.000 ligt, een driehoekje betekent dat de omzet tussen €200.000 en €450.000 ligt en onder de €200.000 zien we een ruitje.

We hebben nu geen inzage meer in de exacte cijfers. Maar is dat een probleem? Dat kan een probleem zijn als we een publicatiebalans voor de Kamer van Koophandel moeten maken, maar voor de dagelijkse gang van zaken is dit niet erg. Een manager wil dagelijks kunnen zien hoe de zaken er voor staan. De rode ruiten vallen direct op en de manager weet nu meteen dat er gebieden zijn waar hij of zij aandacht aan moet besteden.

Als het gaat om het krijgen van een gevoel over de stand van zaken, zijn BSC’s een geweldig gereedschap.

Excel levert de mogelijkheden om BSC’s te maken, maar als je dit serieus wilt aanpakken, dan moet je uitwijken naar meer gespecialiseerde tools, zoals Microsofts Performance Point Server. Samen met SQL Server Analysis Server heb je dan een zeer krachtig BSC tool in handen.

We hebben nu wel informatie over de omzet, maar we missen toch nog iets. Zou het niet mooi zijn als we meer gegevens kwijt zouden kunnen in een manier van weergeven, maar toch in staat zouden zijn om het directe inzicht te krijgen? We willen toe naar een situatie waarin we meer details zien maar toch meteen een idee krijgen van de stand van zaken.

Als jij deze wens ook koesters, dan heb ik goed nieuws: die manier is er!

3D Business Visualization

Zoals we vastgesteld hebben zijn mensen zoals jij en ik veel beter in staat om plaatjes om te zetten in informatie dan rijen met getallen. Het is een cliché, maar daarom niet minder waar: een plaatje zegt meer dan duizend woorden.

Even een test: kun je mij vertellen hoe laat het is? Eigenlijk wil ik niet weten hoe laat het is (je leest dit artikel in het magazine dus je kunt het me ook niet vertellen), maar ik wil graag weten wat voor horloge je om hebt. In de jaren tachtig van de vorige eeuw hadden we allemaal digitale horloges. Vandaag de dag zie je die eigenlijk niet meer: we zijn allemaal weer terug naar analoge horloges. Waarom is dat? De reden daarvoor is dat de tijd 10:49 een getal is. We voelen er niets bij. Onze hersenen moeten dat vertalen in een tijd. Twee wijzers waarvan de kleine bijna op de 11 staat geeft ons echter het gevoel dat het bijna 11 uur is, en dat is meestal voldoende informatie. We hoeven dat gevoel van tijd niet meer om te zetten in onze hersenen, we weten meteen waar we aan toe zijn.

Maar met plaatjes alleen zijn we er nog niet. Onze wereld is niet plat, deze bestaat uit drie dimensies. Mensen zijn erg goed in staat om in drie dimensies te zien, we kunnen veel meer informatie uit drie dimensies halen dan uit een plaatje met slechts twee dimensies. Toch hebben we gezien dat de 3D grafieken uit Excel niet echt helpen. Gelukkig kunnen we nu met de nieuwe tools, omgevingen, hardware en software die ons ter beschikking staan daar iets anders op verzinnen. We kunnen gegevens vanuit onze databronnen dusdanig weergeven dat een IW’er er snel informatie uit kan halen. Zeker met WPF en Silverlight is het maken van deze applicaties relatief eenvoudig.

We zijn allemaal weer terug naar analoge horloges

Nu is het weergeven van complexe data in een 3D omgeving niets nieuws. In de 18^e eeuw gebruikte Napoleon al maquettes van de slagvelden. Hij plaatste poppetjes die zijn legers voorstelden en die van de tegenstander in een model waar de veldslag plaats zou vinden. Op die manier kon hij goed bedenken hoe hij zijn soldaten in moest zetten. De Engelsen werkten nog met (twee dimensionele) kaarten en daardoor ontbrak het hen aan een stuk inzicht. Dat is de Engelsen duur komen te staan (dat hebben ze later goed gemaakt, maar dat is weer een heel ander verhaal).

Het grappige is dat uit onderzoek is gebleken dat mensen dan in hun hoofd die grafieken gaan samenvoegen tot een 3D-omgeving

Stel je nu eens voor dat de data uit de eerste tabel een verzameling is van een aantal databronnen. We hebben immers alleen de totalen per maand weergeven, en dit zal waarschijnlijk een optelsom zijn van de omzetten per filiaal (als we er even vanuit gaan dat dit de omzet van een winkelketen is). We hebben door er een tabel van te maken dus eigenlijk al gegevens weggelaten. Gegevens die wel degelijk informatie kunnen bieden: hoe verhouden de verschillende regio’s in Nederland zich tot elkaar?

We kunnen dat weergeven door verschillende tabellen te maken: één voor iedere regio. Helpen doet dat niet echt: op die manier creëren we alleen maar meerdere, niet eenvoudig te interpreteren tabellen of grafieken. Het grappige is dat uit onderzoek is gebleken dat mensen dan in hun hoofd die grafieken gaan samenvoegen tot een 3D-omgeving.

Bij Business Visualization doen we dat alvast voor de gebruiker. We maken nu een andere grafiek, eentje die er als volgt uitziet:

Fig. 4

Nu is dit magazine helaas niet de beste manier om deze gegevens weer te geven. In de echte applicatie kun je inzoomen en roteren, zodat je de grafiek van verschillende kanten kunt bekijken. Wellicht is dit in magazine 200 opgelost: zouden we dan eindelijk digitale magazines krijgen? ;-)

Door de mogelijkheid om te roteren en te zoomen te geven voorkomen we dat gegevens niet zichtbaar zijn doordat er andere elementen voor staan.

Hoewel dit een 3-dimensioneel plaatje is, spreken we liever van een multi-dimensioneel plaatje. Ten eerste klinkt dat beter, maar het dekt de lading ook beter. We hebben in dit plaatje een aantal verschillende dimensies weergegeven:

1. De omzet wordt weergegeven door de hoogte van de kolommen.
2. De regio waar de omzet is gerealiseerd zie je door de plaatsing van de kolommen.
3. De bijdrage aan de winst van de organisatie wordt weergegeven door de kleur van de kolommen (hoe groener, hoe meer winst er gemaakt wordt in die regio).
4. De omloopsnelheid van het assortiment wordt duidelijk gemaakt door de breedte van de kolommen: hoe breder, hoe korter de producten in het magazijn blijven liggen.

Deze vier dimensies zijn op een dusdanige manier weergegeven dat we conclusies kunnen trekken uit het plaatje. De oostelijke provincies doen het goed: er wordt vooral in het noorden veel verkocht en we verdienen er ook veel. In het westen echter zijn de winsten aanmerkelijk lager en ook de totale omzet blijft achter bij de rest. Zeeland en Limburg hebben een erg lage omloopsnelheid, de kolommen daar zijn vrijwel niet zichtbaar.

Je ziet dat je erg veel informatie kunt halen uit een 3D-grafiek, iets wat in de traditionele manier van rapporteren veel minder snel kan. En dat zonder daadwerkelijke cijfers te tonen. In één oogopslag weet je hoe het met je organisatie gaat, zonder dagelijks dikke rapporten door te moeten lezen.

De applicatie moet uiteraard wel voorzien in een drill-down mogelijkheid

De applicatie moet uiteraard wel voorzien in een drill-down mogelijkheid: door te klikken op één van de kolommen moet je details kunnen zien, zoals de gegevens per winkel, per maand of wat dan ook. Door een interactieve applicatie als deze te bouwen geef je de IW’er de mogelijkheid om door de data heen te vliegen als ware het een virtual reality-achtig spel. Dat nodigt uit tot kijken en spelen. De gegevens die daarmee inzichtelijk gemaakt worden, leveren veel sneller informatie op dan wanneer gebruik gemaakt wordt van de traditionele manieren.

De technieken

Het plaatje dat je ziet in figuur 4 is een screenshot van een applicatie die ik voor dit artikel gebouwd heb. Het komt dus niet uit Photoshop! Deze applicatie is geheel gebouwd in .Net 3.5 en draait op het WPF-framework. Het is ook mogelijk om dit in Silverlight te bouwen, maar als je dat van plan bent wil ik je wel even waarschuwen. Silverlight ondersteunt geen 3D-grafieken. Je zult alles dus zelf moeten tekenen.

In WPF is het maken van een dergelijk systeem een fluitje van een cent. Goed, je moet wat basiskennis hebben over het programmeren van 3D-omgevingen maar er zijn genoeg goede boeken over dat onderwerp te verkrijgen. Ook op mijn blog doe ik helemaal uit de doeken hoe ik dergelijke applicaties bouw. De broncode is vrij beschikbaar.

De truc zit hem ook niet in het daadwerkelijk bouwen van de 3D applicatie, maar wel in het onderzoeken van welke data je weer wilt geven. Dit is echter het werk van een analist en niet van de ontwikkelaar. Naast een analist wil je er trouwens ook een graficus bij hebben; iemand die verstand van kleuren en vormen heeft. Mijn ervaring is dat game-designers erg goed zijn in het opzetten van een Business Visualization omgeving! En ja, ook met XNA kun je dergelijke rapportagetools maken (als proef heb ik dergelijke applicaties al op een Xbox 360 laten draaien…)

Mijn ervaring is dat game-designers erg goed zijn in het opzetten van een Business Visualization omgeving

Conclusie

Door gebruik te maken van slimme rapportages kan een Information Worker veel sneller grote hoeveelheden gegevens omzetten in informatie. De tools die vandaag de dag beschikbaar zijn worden helaas nog niet genoeg ingezet in de meeste organisaties. Door slim om te gaan met de mogelijkheden van de tools en de mogelijkheden van de menselijke geest kunnen we echter de gegevens wel zodanig presenteren, dat de IW’er zijn of haar werk veel efficiënter kan doen.

Probeer eens te denken buiten de gebaande paden. Realiseer je dat een Information Worker een heel andere manier van werken en denken heeft dan een ontwikkelaar. Mensen willen graag ‘gevoel’ hebben bij data zodat ze informatie krijgen. Als je dat in je applicaties voor elkaar kunt krijgen, zul je zien dat de IW’er waar jij je applicaties voor bouwt je enorm dankbaar zal zijn. En daar gaat het ons toch om?